Ratgeber · Datenschutz

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform — und überhaupt legal?

Ein KI-Telefonassistent, der für Ihren Betrieb ans Telefon geht, ist nicht illegal. Er lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn drei Dinge stimmen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, Datenhaltung in der EU und ein transparenter Hinweis, dass eine KI antwortet. Heikel ist nur unaufgeforderte KI-Telefonwerbung.

Von Flo Knies — AI-Automations-Manager (TÜV-SÜD-Akademie), drei IHK-Qualifikationen, gelernter SHK-ler und Kundendiensttechniker.

Veröffentlicht am 25. Juni 2026 · Zuletzt aktualisiert am 30. August 2026

Sind KI-Telefonanrufe illegal? Die ehrliche Antwort

Die kurze Antwort: Es kommt darauf an, wer wen anruft. Wenn ein KI-Telefonassistent eingehende Anrufe für Ihren Betrieb annimmt — also Kunden, die ohnehin bei Ihnen anrufen —, ist das grundsätzlich erlaubt. Sie nutzen nur ein modernes Werkzeug, um erreichbar zu bleiben, statt Anrufer auf der Mailbox landen zu lassen. Falls Sie erst klären wollen, was diese Lösung überhaupt ist: Die Produktseite KI-Telefonassistent erklärt Definition und Funktionsweise.

Heikel wird es in die andere Richtung: ausgehende Werbeanrufe an Privatpersonen ohne deren ausdrückliche Einwilligung sind in Deutschland stark eingeschränkt — egal ob ein Mensch oder eine KI anruft. Wer also über einen KI-Anrufbeantworter nachdenkt, der für ihn rangeht, bewegt sich auf der sicheren Seite. Wer per KI kalt akquirieren will, nicht. Diese Seite behandelt den ersten Fall.

Was DSGVO-konform am Telefon konkret bedeutet

DSGVO-Konformität ist kein Aufkleber, den ein Produkt allein mitbringt. Sie ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Anbieter und Betrieb. Vier Punkte sind in der Praxis entscheidend:

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn der Anbieter in Ihrem Auftrag Anruferdaten verarbeitet, brauchen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Darin steht, was mit den Daten passiert, wer Subunternehmer ist und wo verarbeitet wird.
Datenhaltung in der EU: Achten Sie auf Server in Deutschland oder der EU. Das erspart Ihnen die zusätzlichen Hürden eines Drittland-Transfers.
Datensparsamkeit: Es wird nur erfasst, was Sie wirklich brauchen — wer angerufen hat, worum es ging, wie dringend es ist. Ein vollständiger Audio-Mitschnitt ist meist gar nicht nötig.
Datenschutzerklärung: Der Einsatz des Assistenten gehört transparent in Ihre Datenschutzerklärung und in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Checkliste: DSGVO-konformer KI-Telefonassistent in 5 Punkten

Einen DSGVO-konformen KI-Telefonassistenten erkennen Sie an fünf prüfbaren Punkten: einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, einem Serverstandort in Deutschland oder der EU, dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), Gesprächsaufzeichnung nur mit Einwilligung (§ 201 StGB) und einem transparenten KI-Hinweis nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung. Gehen Sie die Liste vor der Buchung mit jedem Anbieter durch:

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verlangen. Verarbeitet der Anbieter Anruferdaten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Darin steht, was mit den Daten passiert, wer Subunternehmer ist und wo verarbeitet wird. Bietet ein Anbieter keinen AVV an, ist die Prüfung an dieser Stelle vorbei.
Serverstandort Deutschland oder EU bestätigen lassen. Fragen Sie konkret, wo Sprachdaten, Transkripte und Zusammenfassungen verarbeitet und gespeichert werden — inklusive der Subunternehmer, etwa für Spracherkennung oder Telefonie. EU-Verarbeitung erspart Ihnen die zusätzlichen Hürden eines Drittland-Transfers.
TOMs zeigen lassen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO — Verschlüsselung, Zugriffskonzept, Löschfristen — gehören als Anhang in den AVV. Ein seriöser Anbieter legt sie offen, statt nur „DSGVO-konform" auf die Website zu schreiben.
Aufzeichnung nur mit Einwilligung. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe — ein Gesprächsmitschnitt braucht deshalb die Einwilligung aller Beteiligten, in der Regel per Hinweis und Zustimmung zu Beginn des Anrufs. Klären Sie, ob der Assistent überhaupt Audio speichert oder nur eine strukturierte Zusammenfassung festhält — die datensparsame Variante ist der einfachere Weg.
KI-Transparenzpflicht erfüllt? Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der EU-KI-Verordnung, dass Anrufer erfahren, wenn eine KI spricht. Rufen Sie die Demo oder Testnummer des Anbieters an und hören Sie auf den ersten Satz: Stellt sich der Assistent als KI vor? Die Details stehen im Beitrag EU AI Act und KI-Telefonassistent.

Die Punkte 1 bis 3 klären Sie schriftlich mit dem Anbieter, Punkt 4 und 5 hören Sie selbst am Telefon. Wie Sie zusätzlich prüfen, ob die Antworten zur Praxis passen, zeigt der Abschnitt zur Aufzeichnung weiter unten — und denk daran: Diese Checkliste ist ein Prüf-Anhaltspunkt, keine Rechtsberatung.

Transparenter KI-Hinweis: was die EU-KI-Verordnung erwartet

Die EU-KI-Verordnung (AI Act) verlangt unter anderem, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Für Ihren Telefonassistenten heißt das schlicht: Er stellt sich zu Beginn als KI vor — etwa „Hallo, hier ist der digitale Assistent von Betrieb XY". Das ist kein lästiges Kleingedrucktes, sondern schafft Vertrauen. Anrufer reagieren erfahrungsgemäß gelassener, wenn sie von vornherein wissen, woran sie sind, statt sich getäuscht zu fühlen.

Seit dem 2. August 2026 ist diese Transparenzpflicht (Artikel 50 KI-Verordnung) verbindlich; der Digital Omnibus hat sie nicht verschoben. Was genau gilt, welche Fristen der Omnibus geändert hat und wie ein Betrieb die Pflicht umsetzt, steht im Schwester-Beitrag EU AI Act und KI-Telefonassistent: Was seit dem 2. August 2026 gilt.

Mehr dazu, wie sich so ein Assistent im Gespräch verhält und wo die Grenze zur Mailbox verläuft, steht auf der Seite KI-Anrufbeantworter. Und wer das Thema aus Anrufer-Sicht betrachtet — wann ein KI-Anruf legitim ist und wann Betrug dahintersteckt —, findet die Einordnung im Beitrag KI-Anrufe: erlaubt, erkennbar, erklärt.

Aufzeichnung und Einwilligung: nur so viel wie nötig

Viele verbinden „KI am Telefon" automatisch mit Mitschnitt. Das muss nicht sein. Oft reicht eine strukturierte Zusammenfassung des Anliegens, ohne das Gespräch als Audio zu speichern — das ist datensparsam und rechtlich der einfachere Weg. Wird doch aufgezeichnet, braucht das eine Rechtsgrundlage und in aller Regel einen klaren Hinweis gleich zu Beginn des Anrufs. Im Zweifel gilt: Lieber weniger Daten erheben als zu viele.

Datenspeicherung in Deutschland und der EU

Für Betriebe im DACH-Raum ist der Serverstandort ein zentraler Punkt. Werden Anruferdaten innerhalb der EU verarbeitet — idealerweise in deutschen oder europäischen Rechenzentren —, bleiben Sie im vertrauten Rechtsrahmen. Fragen Sie den Anbieter konkret nach Standort und eingesetzten Subunternehmern und lassen Sie sich das im AVV bestätigen. Genau das prüfen wir bei der Einrichtung gemeinsam, wenn Sie den KI-Telefonassistenten nutzen.

Hinweis: das ist kein Rechtsrat

Dieser Artikel erklärt das Thema allgemein verständlich und ersetzt keine Rechtsberatung. Datenschutz hängt immer vom konkreten Einzelfall ab — von Ihrer Branche, Ihren Prozessen und davon, welche Daten genau anfallen. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich an eine Datenschutzbeauftragte oder einen Fachanwalt. Wir unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung und stellen die Bausteine bereit, die Sie dafür brauchen. Für Berufsgeheimnisträger, etwa Steuerkanzleien mit § 203 StGB, geht der Beitrag Ersetzt KI den Steuerberater? auf die Verschwiegenheit am Telefon ein.

Häufige Fragen

KI-Telefonassistent & DSGVO — kurz beantwortet.

Sind KI-Telefonanrufe illegal?

Nein, ein KI-Telefonassistent, der eingehende Anrufe für Ihren Betrieb annimmt, ist nicht per se illegal. Entscheidend ist das Wie: Personenbezogene Daten müssen datenschutzkonform verarbeitet werden, Anrufer sollten transparent erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, und eine etwaige Aufzeichnung braucht eine Rechtsgrundlage. Rechtlich heikel wird es vor allem bei unaufgeforderter KI-Telefonwerbung (Cold Calls) — die ist auch ohne KI in Deutschland stark eingeschränkt.

Ist ein KI-Anrufbeantworter DSGVO-konform?

Er kann es sein, wenn die Grundlagen stimmen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, Datenverarbeitung in der EU bzw. Deutschland, ein klarer Hinweis in Ihrer Datenschutzerklärung und ein sauberer Umgang mit dem, was am Telefon gesagt wird. DSGVO-Konformität ist kein Häkchen, das ein Produkt allein setzt — sie hängt auch davon ab, wie Sie den Assistenten einsetzen.

Woran erkenne ich einen DSGVO-konformen KI-Telefonassistenten?

An fünf prüfbaren Punkten: Der Anbieter bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an, verarbeitet die Daten auf Servern in Deutschland oder der EU, legt seine technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) offen, zeichnet Gespräche nur mit Einwilligung auf (§ 201 StGB) und lässt den Assistenten sich als KI vorstellen, wie es Art. 50 der EU-KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 verlangt. Die vollständige Checkliste mit Prüffragen steht oben auf dieser Seite.

Muss ich Anrufern sagen, dass eine KI antwortet?

Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einem KI-System interagieren. Praktisch heißt das: Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI-Telefonassistent Ihres Betriebs vor. Das schafft Vertrauen und vermeidet den Eindruck, jemand werde getäuscht.

Werden die Gespräche aufgezeichnet — und ist das erlaubt?

Ein Mitschnitt des Gesprächs ist nicht zwingend nötig; viele Einsätze kommen mit einer Zusammenfassung statt einer Audio-Aufnahme aus. Wird doch aufgezeichnet, braucht das eine Rechtsgrundlage und die Einwilligung der Beteiligten — § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Üblich ist ein klarer Hinweis mit Zustimmung zu Beginn des Anrufs. Im Zweifel ist die datensparsame Variante — nur das Nötige festhalten — der einfachere und sauberere Weg.

Wo werden die Daten gespeichert?

Für den DACH-Raum sollten Sie auf eine Verarbeitung innerhalb der EU achten, idealerweise in deutschen oder europäischen Rechenzentren. Damit umgehen Sie die zusätzlichen Hürden, die bei einem Datentransfer in Drittländer entstehen. Fragen Sie den Anbieter konkret nach Serverstandort und Subunternehmern — das gehört in den Auftragsverarbeitungsvertrag.

Welche Unterlagen brauche ich als Betrieb?

Üblich sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, ein Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und ein passender Abschnitt in Ihrer Datenschutzerklärung. Diese Aufzählung ist ein Anhaltspunkt, kein abschließender Rechtsrat — für Ihren konkreten Fall hilft eine kurze Rücksprache mit einem Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt.

Dürfen Kanzleien mit Verschwiegenheitspflicht einen KI-Telefonassistenten nutzen?

Für Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte und Steuerberater gelten neben der DSGVO zusätzliche Verschwiegenheitspflichten. In der Praxis heißt das: besonders datensparsame Erfassung, ein sauberer Auftragsverarbeitungsvertrag und keine inhaltliche Fallbewertung durch die KI — sie nimmt nur Anliegen und Rückrufwünsche auf. Die berufsrechtliche Einordnung für den Einzelfall gehört zu Datenschutzbeauftragten oder Kammer; das ist hier ausdrücklich kein Rechtsrat.

Mehr Fragen? Alle Antworten finden Sie im FAQ →