24/7 erreichbar
Ein KI-Sekretariat, das nie ans Mittagessen muss.
Die KI-Sekretärin nimmt ab, hört zu und hält fest, wann immer jemand anruft — kein Anrufbeantworter, keine Krankheitstage, keine Urlaubsvertretung.
Ein KI-Telefonsekretariat ist eine virtuelle Assistentin, die deine Anrufe annimmt — die Aufgabe einer Sekretärin am Telefon, rund um die Uhr. Die KI-Sekretärin begrüßt den Anrufer, führt ein natürliches Gespräch, notiert das Anliegen strukturiert und bucht auf Wunsch Termine direkt in deinen Kalender — ohne zusätzliche Bürokraft und ohne feste Servicezeiten.
- Das Telefon klingelt, während du beim Kunden oder in der Werkstatt bist.
- Eine eigene Sekretärin lohnt sich nicht — der Anrufbeantworter nimmt aber keine Termine an.
- In der Mittagspause, im Urlaub und nach Feierabend erreicht dich niemand.
- Zettel mit Rückrufnotizen stapeln sich, und manche gehen unter.
Es gibt einen ruhigeren Weg, erreichbar zu bleiben.
Die Entlastung einer Sekretärin — rund um die Uhr besetzt.
Wir haben ein digitales Telefonsekretariat gebaut, das Anrufe annimmt, Anliegen notiert und Termine bucht — eingestellt auf dein Büro. Du bekommst die Erreichbarkeit eines Sekretariats, ohne zusätzliche Bürokraft und ohne dass ein Klingeln dich aus der Arbeit reißt.
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Anrufe persönlich annehmen
Jeder Anrufer wird begrüßt — nicht abgewimmelt.
Statt Mailbox meldet sich die KI mit deiner Begrüßung, hört zu und führt ein natürliches Gespräch — Tag und Nacht.
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Anliegen notieren
Jede Nachricht sauber festgehalten.
Wer hat angerufen, worum ging es, was ist zu tun — die KI fragt nach und übergibt dir eine sortierte Notiz statt eines Zettels.
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Termine in den Kalender buchen
Termine landen direkt im Kalender.
Auf Wunsch vereinbart die KI Termine nach deinen Regeln und trägt sie ein — ohne Hin und Her per Rückruf.
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Rund um die Uhr besetzt
Kein Feierabend, kein Krankheitstag.
Mittagspause, Urlaub, Wochenende: Das Sekretariat ist immer besetzt, ohne dass du eine Vertretung organisieren musst.
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Ohne zusätzliche Bürokraft
Ein fester Preis statt einer halben Stelle.
Du bekommst die Entlastung eines Sekretariats zu einem festen Preis ohne versteckte Kosten — was genau, steht nach einem kurzen Gespräch fest.
So besetzt du dein Sekretariat, ohne eine Stelle zu schaffen.
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Aufgaben festlegen
Was soll notiert, welche Termine gebucht, was sofort durchgestellt werden? Du legst fest, wie deine KI-Sekretärin arbeitet.
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Wir arbeiten sie ein
Begrüßung, Gesprächsführung, Terminregeln, Weiterleitung: Wir richten alles ein, du hörst die fertige Sekretärin vorab und gibst frei.
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Sie führt dein Sekretariat
Ab dann nimmt sie jeden Anruf an, notiert und bucht Termine, rund um die Uhr. Jede Nachricht kommt sauber aufbereitet bei dir an.
Lass dich von deiner KI-Sekretärin anrufen.
Lern deine KI-Sekretärin im Gespräch kennen: Sie ruft dich an, stellt sich vor und nimmt dein Anliegen auf, genau wie später bei deinen Anrufern. Einen Termin fürs Erstgespräch macht sie direkt mit aus.
- Nummer auf der Kontaktseite eintragen
- Die KI ruft dich binnen weniger Minuten an, klärt Fragen und macht direkt einen Termin aus
- Du sprichst mit ihr wie ein Anrufer
- Kostenlos und unverbindlich
- Termin wird direkt im Gespräch ausgemacht
- Du hörst die KI so, wie deine Anrufer sie hören
Anruf erfolgt i. d. R. innerhalb weniger Minuten, Mo–So.
Eingearbeitet von uns, freigegeben von dir.
Hinter titanspear.ai steht Gründer Flo Knies, TÜV-SÜD- und IHK-qualifiziert. Eine neue Sekretärin arbeitest du wochenlang ein; deine KI-Sekretärin übernimmt das Briefing von uns, du kontrollierst und gibst frei. Danach bleiben wir dran: Neue Terminregeln oder geänderte Abläufe pflegen wir für dich ein.
KI-Sekretariat vs. klassischer Sekretariatsservice.
Anrufe annehmen kann jede der drei Varianten. Der Unterschied liegt in Erreichbarkeit, Einarbeitung und Kostenmodell — und darin, wann ein Mensch am Telefon die bessere Wahl bleibt.
| Merkmal | KI-Sekretariat | Ausgelagerter Sekretariatsservice | Eigene Sekretärin im Büro |
|---|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Rund um die Uhr, auch nachts und am Wochenende | Innerhalb der vereinbarten Servicezeiten | Zu den Bürozeiten, abzüglich Urlaub und Krankheit |
| Anrufspitzen | Mehrere Gespräche gleichzeitig, keine Warteschleife | Begrenzt durch die Zahl der verfügbaren Mitarbeiter | Ein Gespräch nach dem anderen |
| Einarbeitung | Einmalig eingerichtet, kennt deine Abläufe ab dem ersten Tag | Briefing je Auftrag, die Mitarbeiter am Telefon wechseln | Wochen der Einarbeitung, Wissen geht bei Wechsel verloren |
| Kostenmodell | Fester Monatspreis ohne versteckte Kosten | Meist Grundgebühr plus Minuten- oder Anrufkontingent | Gehalt plus Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz |
| Terminbuchung | Bucht nach deinen Regeln direkt in deinen Kalender | Je nach Anbieter und Kalenderzugriff | Bucht direkt in deinen Kalender |
| Persönliches Gespräch | Natürliches Gespräch, aber kein Mensch am Apparat | Echter Mensch, der deinen Betrieb aus dem Briefing kennt | Echter Mensch, der Stammkunden persönlich kennt |
KI-Sekretärin, Kosten, Einsatz: die häufigsten Fragen.
Was ist ein KI-Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat nimmt Anrufe für dich entgegen, notiert Anliegen und kümmert sich um Termine — die klassische Aufgabe einer Sekretärin am Telefon. Ein KI-Telefonsekretariat übernimmt das rund um die Uhr: Es geht ans Telefon, führt ein natürliches Gespräch, hält jedes Anliegen fest, bucht auf Wunsch Termine und nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an — auch nachts und am Wochenende.
Was macht eine KI-Sekretärin?
Eine KI-Sekretärin übernimmt die Aufgaben am Telefon: Sie meldet sich mit deiner Begrüßung, hört zu, fragt strukturiert nach, hält fest wer angerufen hat und worum es ging, beantwortet einfache Fragen zu deinem Betrieb und trägt Termine nach deinen Regeln in den Kalender ein. Anschließend bekommst du jede Notiz sauber aufbereitet.
Worin unterscheidet sich das von einem Anrufbeantworter?
Ein Anrufbeantworter zeichnet nur eine Nachricht auf — antworten, nachfragen oder einen Termin buchen kann er nicht. Das KI-Telefonsekretariat führt stattdessen ein echtes Gespräch: Es beantwortet einfache Fragen, fragt das Anliegen strukturiert ab und trägt auf Wunsch direkt einen Termin in deinen Kalender ein.
Kann die KI Termine vereinbaren und in meinen Kalender eintragen?
Ja. Wenn du das möchtest, vereinbart die KI Termine nach deinen Regeln — verfügbare Zeiten, Puffer, Art des Termins — und trägt sie direkt in deinen Kalender ein. So entfällt das Hin und Her per Rückruf.
Kann KI als Telefonzentrale verwendet werden?
Ja. Eine KI kann als Telefonzentrale arbeiten: Sie nimmt jeden eingehenden Anruf an, fragt nach dem Anliegen und leitet das Gespräch nach deinen Regeln an die richtige Person weiter — oder notiert einen Rückrufwunsch. Anders als eine klassische Zentrale ist sie rund um die Uhr besetzt und bedient beliebig viele Anrufer gleichzeitig, ohne Warteschleife.
Was kostet ein KI-Telefonsekretariat?
Ein KI-Telefonsekretariat läuft bei uns zu einem festen monatlichen Preis ohne versteckte Kosten — statt einer halben Bürostelle mit Lohnnebenkosten, Urlaub und Krankheitstagen. Wie hoch der Preis ausfällt, hängt von deinem Anrufvolumen und den Aufgaben ab: reine Anrufannahme, Notizen, Terminbuchung oder Weiterleitung. Den genauen Betrag nennen wir im kostenlosen Erstgespräch.
Ersetzt das meine Sekretärin oder Bürokraft?
Nein. Die KI fängt das Dauerklingeln ab und hält dir den Rücken frei, damit dein Büro zur eigentlichen Arbeit kommt — Entlastung statt Ersatz. Gespräche, die ein persönliches Wort brauchen, führst du weiterhin selbst.
Für welche Büros und Branchen eignet sich ein KI-Telefonsekretariat?
Für jedes Büro, das Anrufe annehmen, Anliegen notieren und Termine vergeben muss — unabhängig von der Branche: Handwerksbetriebe, Praxen, Beratungsbüros, Kanzleien, Vereine. Die Grundaufgaben am Telefon sind überall ähnlich. Für Kanzleien und Rechtsanwälte gibt es zusätzlich eine eigens zugeschnittene Variante mit vertraulicher Mandanten-Anrufannahme und Fristsachen-Erkennung.
Mehr Fragen? Alle Antworten findest du im FAQ →
Du willst die Grundlagen? Mehr zum KI-Telefonassistent: was er übernimmt, was er kostet und wie er sich vom Anrufbeantworter unterscheidet →
Zuletzt aktualisiert: 20. Juli 2026
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